Trong quá trình thực hiện công việc, không khó để nhận thấy rằng nhiều nhiệm vụ thường được hoàn thành sát với thời hạn đã đặt ra, bất kể khối lượng công việc thực tế lớn hay nhỏ. Một báo cáo được giao trong một tuần có thể mất gần một tuần để hoàn thành, trong khi cùng nhiệm vụ đó vẫn có thể được xử lý trong vài ngày nếu thời gian cho phép bị rút ngắn.

Hiện tượng này được mô tả bởi Định luật Parkinson (Parkinson's Law), một nguyên lý nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý thời gian và năng suất làm việc.

Định luật Parkinson là gì?

Năm 1955, sử gia người Anh Cyril Northcote Parkinson đã đưa ra nhận định:

"Work expands so as to fill the time available for its completion."

Tạm dịch:

"Công việc có xu hướng giãn nở để lấp đầy khoảng thời gian được phân bổ cho việc hoàn thành nó."

Theo định luật này, thời gian dành cho một công việc không phải lúc nào cũng tỷ lệ thuận với độ phức tạp hoặc khối lượng công việc. Khi được giao nhiều thời gian hơn mức cần thiết, con người có xu hướng kéo dài quá trình thực hiện thông qua việc trì hoãn, chỉnh sửa nhiều lần hoặc tập trung vào các chi tiết không thực sự tạo thêm giá trị.

Biểu hiện trong môi trường làm việc

Định luật Parkinson xuất hiện khá phổ biến trong các tổ chức và dự án.

Một báo cáo nội bộ có thể được hoàn thiện trong vài giờ nhưng lại kéo dài trong nhiều ngày do liên tục rà soát và chỉnh sửa. Tương tự, các cuộc họp thường sử dụng toàn bộ thời lượng đã được lên lịch, mặc dù nội dung trao đổi có thể kết thúc sớm hơn. Trong công tác quản lý dự án, nhiều nhiệm vụ được triển khai chậm ở giai đoạn đầu và chỉ được đẩy nhanh khi thời hạn bàn giao đến gần.

Những biểu hiện này không nhất thiết phản ánh sự thiếu trách nhiệm hay năng lực của người thực hiện. Thay vào đó, chúng cho thấy xu hướng tự nhiên của con người trong việc điều chỉnh nhịp độ làm việc theo khoảng thời gian được cho phép.

Tác động đối với hiệu quả công việc

Định luật Parkinson có thể dẫn đến nhiều hệ quả đối với năng suất cá nhân và hiệu quả tổ chức.

Thứ nhất, nguồn lực thời gian không được sử dụng tối ưu khi các nhiệm vụ đơn giản chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết.

Thứ hai, tiến độ công việc dễ bị dồn về cuối kỳ, làm gia tăng áp lực và rủi ro phát sinh sai sót.

Thứ ba, trong môi trường dự án, việc một đầu việc kéo dài hơn dự kiến có thể ảnh hưởng đến các công việc phụ thuộc phía sau, từ đó tác động đến tiến độ chung.

Đối với các đơn vị tư vấn, thiết kế và quản lý dự án, nơi các mốc tiến độ có vai trò quan trọng, việc nhận diện tác động của Định luật Parkinson là một yếu tố cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.

Một số giải pháp khắc phục

Để hạn chế ảnh hưởng của Định luật Parkinson, các tổ chức và cá nhân có thể áp dụng một số biện pháp sau:

• Chia nhỏ công việc thành các mốc hoàn thành cụ thể thay vì chỉ đặt một thời hạn cuối cùng.
• Xác định thời gian thực hiện phù hợp với khối lượng công việc thực tế.
• Thiết lập các điểm kiểm tra tiến độ định kỳ.
• Ưu tiên hoàn thành các hạng mục tạo ra giá trị chính trước khi tối ưu các chi tiết thứ yếu.
• Xây dựng thói quen bắt đầu công việc sớm thay vì chờ đến gần thời hạn.

Kết luận

Định luật Parkinson cho thấy thời gian được phân bổ có ảnh hưởng đáng kể đến cách thức con người thực hiện công việc. Trong nhiều trường hợp, việc kéo dài thời gian không đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng kết quả.

Việc thiết lập thời hạn hợp lý, chia nhỏ mục tiêu và theo dõi tiến độ thường xuyên không chỉ giúp nâng cao năng suất cá nhân mà còn góp phần cải thiện hiệu quả quản lý trong các dự án và hoạt động của tổ chức.

Thực hiện: PECC2-TR&D